Heb jij allemaal documenten en bestanden op papier die ergens in huis liggen? Misschien heb je wel eens gedacht, er moet een betere manier zijn om deze op te bergen zonder de papierwinkel. Als jij jouw papieren documenten vakkundig wil laten digitaliseren dan kan dat via https://gmsnl.com/.
Al je documenten digitaal
Het is tijd om je bestanden en documenten te digitaliseren. Door je papieren te digitaliseren heb jij minder ruimte nodig in huis of op het kantoor. Je hebt alles veilig, netjes en overzichtelijk op één plek staan. Dit kan op verschillende manieren Bezoek website voor meer informatie om een keuze te maken welke voorkeur jij hebt. Wat zijn eigenlijk de voordelen van jouw archief digitaal maken? Hieronder zetten we een aantal voordelen voor jou op een rijtje.
Ruimtebesparing: Je bespaart veel ruimte als, al jouw documenten op één digitale plek staan. Papieren documenten kunnen veel ruimte innemen bij jouw thuis.
Een centrale plek voor alle documenten: Niet langer hoef jij te zoeken naar dat ene belangrijke document, door het archief overzichtelijk te maken, kan jij alles meteen vinden.
Veiligheid: Je hoeft je niet langer zorgen te maken dat jouw documenten gestolen worden of bijvoorbeeld vergaan in een brand.
Op maat gemaakt: Het archief is alleen toegankelijk voor mensen waar jij toestemming voor geeft, het archief wordt ingedeeld hoe jij dit fijn vindt.
Het archief in 4 stappen digitaal
Het archief wordt in vier stappen digitaal gemaakt, in elke stap wordt uitgelegd in overleg met jou, hoe dit precies wordt gedaan. Hieronder hebben wij de stappen op een rijtje gezet.
1: Inventarisatie
Eerst wordt er gekeken naar welke documenten en hoeveel bestanden er precies gedigitaliseerd moeten worden, dit gebeurd met de hulp van een specialist
2: Projectplan
Vervolgens wordt er een projectplan opgesteld, ook wel een plan van aanpak genoemd. Hierin wordt beschreven hoe de uitvoering zal verlopen.
3: Uitvoering
Nadat jij en de specialisten beide tevreden zijn, kan het de digitalisering daadwerkelijk gaan plaatsvinden.
4: Nabewerking
Het archief wordt gecontroleerd en wordt nogmaals doorgelopen door beide partijen om te inspecteren of eisen van beide kanten zijn ingevoerd.
Wat voor soort documenten wil jij laten digitaliseren?
Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfsadministratie, of patiëntendossiers, bouw- en milieudossiers en HR-dossiers. Dit zijn vaak waanzinnig veel documenten, dit kost onwijs veel tijd om deze allemaal te digitaliseren. Vandaar dat hulp inschakelen van specialisten een goede optie is om over na te denken. Naast dat het ruimte bespaard, bespaard het ook tijd. De tijd die jij normaal gesproken nodig hebt om een document te vinden in bijvoorbeeld een archiefkast.